退去確認書（明渡確認書）の書き方・テンプレート
明渡しと鍵返却の完了を証明する重要書類です。署名のタイミングと注意事項を解説します。
退去確認書とは
退去確認書（明渡確認書）とは、借主が物件の明渡しと鍵の返却を完了したことを、 貸主・借主双方が確認・署名する書類です。
「鍵を返したのに未返却と言われた」「明渡し後も家賃を請求された」といったトラブルを防ぐために、鍵返却と同時に作成・署名することが重要です。
退去確認書に記載すべき項目
基本情報
- ・物件名・住所・部屋番号
- ・賃貸借契約期間（開始日〜終了日）
- ・明渡し完了日
鍵の返却確認
- ・返却した鍵の種類と本数（玄関鍵・郵便受け鍵・その他）
- ・返却日時
- ・受領者名（大家または管理会社担当者）
設備・付属品の確認
- ・エアコンリモコン返却の有無
- ・駐輪場ステッカー・駐車場カード等の返却
- ・その他貸与品の返却状況
署名・捺印
- ・借主の署名・捺印
- ・貸主（または管理会社担当者）の署名・捺印
- ・作成日
作成・署名のタイミング
🔑
鍵返却と同時がベスト
鍵を受け取ったその場で署名してもらいましょう。後日郵送では「内容が違う」と言われるリスクがあります。
📦
荷物搬出完了後に実施
荷物が残った状態での確認は避け、全ての搬出が終わったことを確認してから署名に進みましょう。
⚠️
「精算完了」の文言は入れない
「全ての費用精算が完了した」という文言を入れると、後から損傷費用を請求できなくなります。明渡し確認のみに限定しましょう。
よくある質問
Q. 退去確認書と退去立会チェックシートの違いは？
A. 退去立会チェックシートは部屋の損傷状態を記録する書類で、退去確認書は「明渡しと鍵返却が完了した」という事実を確認する書類です。目的が異なるため、両方作成することが推奨されます。
Q. 退去確認書に署名してもらえば損傷請求ができなくなりますか？
A. いいえ。退去確認書は「明渡しの事実」を確認するものであり、損傷の請求権は後から行使できます。ただし「全ての精算が完了した」という文言を入れてしまうと請求権が消滅するため注意が必要です。
Q. 退去確認書を電子メールで送付しても有効ですか？
A. 有効ですが、証拠として残りやすい書面（郵送 or PDFメール）での対応を推奨します。電子署名を利用するとより確実です。